Digitalisierung der Stadtverwaltung: Cloud-Telefonie in Coesfeld mit ecotel
8 Juli 20257 Min. Lesezeit
Flexibles Arbeiten und verbesserte Erreichbarkeit durch innovative Kommunikationslösung
Die fortschreitende Digitalisierung stellt Kommunen vor die Herausforderung, ihre Verwaltung zukunftsfähig aufzustellen und gleichzeitig den steigenden Anforderungen von Bürger:innen gerecht zu werden. Die Stadt Coesfeld hat in Zusammenarbeit mit ecotel einen bedeutenden Schritt in Richtung digitaler Verwaltung unternommen. Mit der erfolgreichen Implementierung einer cloudbasierten Telefonielösung ermöglicht die Stadtverwaltung ihren Mitarbeitenden nun ein flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten.
Warum die Stadtverwaltung auf Cloud-Telefonie setzt
"Wir hier als Stadtverwaltung in Coesfeld nehmen natürlich eine wichtige Rolle ein, auch mit Blick auf Verwaltungsdigitalisierung in unserem täglichen Arbeiten, aber natürlich auch mit den Bürgerinnen und Bürgern nach außen", erklärt Bürgermeisterin Eliza Diekmann-Cloppenburg. "Deswegen ist die Cloud-Telefonie ein ganz, ganz wichtiger Baustein für uns hier in Coesfeld."
Die Stadtverwaltung verfolgt das Ziel, nicht nur die Digitalisierung als Mittel zum Zweck umzusetzen, sondern auch Prozesse zu verbessern und effizienter zu gestalten. Ein wesentlicher Aspekt dabei ist die Schaffung moderner Arbeitsbedingungen, die den Anforderungen der heutigen Arbeitswelt entsprechen.
KI und Digitalisierung als Zukunftschance
Neben der Digitalisierung der Kommunikation betont Bürgermeisterin Diekmann-Cloppenburg auch die Bedeutung künstlicher Intelligenz für die Verwaltungsmodernisierung: "Die künstliche Intelligenz ist ja nichts Neues. Durch den nächsten Schub haben wir natürlich ganz, ganz viele Möglichkeiten, unsere Prozesse intern anders, einfacher umzusetzen und wirklich auch Arbeitserleichterungen zu ermöglichen. Deswegen ist der Einsatz von KI für uns elementar wichtig und auch eine Riesenchance für Verwaltungsmodernisierung."
Die Stadt hat bereits Handlungsleitfäden erarbeitet und schult jeden einzelnen Mitarbeitenden, insbesondere im Hinblick auf den Datenschutz beim Einsatz von KI-Technologien.
Herausforderungen vor der Digitalisierung der Telefonanlage
Vor der Umstellung auf die Cloud-Telefonie von ecotel nutzte die Stadt eine lokale Telefonanlage, die den Anforderungen an modernes, mobiles Arbeiten nicht gerecht wurde. "Eine große Herausforderung war die technische Infrastruktur, die wir zu dem Zeitpunkt hatten. Das war alles noch auf die lokale Umgebung ausgerichtet", beschreibt ein Mitglied des IT-Teams. "Wir hatten zwar schon einige Homeoffice-Arbeitsplätze eingerichtet, das war aber im Einzelfall immer sehr aufwändig, das zu realisieren."
Um diese Hürde zu überwinden, entschied sich die Stadt für eine komplette Modernisierung der technischen Infrastruktur:
- Erneuerung der Switches und Server-Infrastruktur
- Erhöhung der Bandbreite
- Verbesserung der Ausfallsicherheit
- Sicherstellung der Netzwerkverbindung
Auf dieser Basis wurde die Cloud-Telefonanlage von ecotel erfolgreich eingeführt.
Cloud-Sicherheit als zentrales Thema in der Stadtverwaltung
Ein IT-Verantwortlicher der Stadt betont: "Eine Cloud-Lösung ist sicherlich immer eine Herausforderung und auch ein sensibles Thema innerhalb einer Verwaltung. Allerdings waren die Rahmenbedingungen von ecotel so gut, dass wir mit ruhigem Gewissen dieses Projekt starten konnten."
Diese Aussage unterstreicht die Bedeutung von Sicherheit und Datenschutz bei der Implementierung von Cloud-Lösungen in der öffentlichen Verwaltung – ein Aspekt, bei dem ecotel offensichtlich überzeugen konnte.
Flexibilität und Mobilität als Vorteile für Mitarbeitende
Die neue Telefonie-Lösung bietet der Stadtverwaltung Coesfeld vielfältige Vorteile, insbesondere im Bereich des mobilen Arbeitens. "Wir als Stadtverwaltung müssen uns natürlich auch als Arbeitgeberinnen, als Arbeitgeber präsentieren und Möglichkeiten schaffen, mit der Lebenswirklichkeit der Menschen mithalten zu können", betont Bürgermeisterin Diekmann-Cloppenburg. "Dazu gehört es natürlich auch, mobil, flexibel arbeiten zu können, von jedem Ort am liebsten, der möglich ist."
Mit der ecotel cloud.phone können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nun:
- Von jedem Ort der Welt arbeiten
- Standortunabhängig über ihre interne Rufnummer erreichbar sein
- Sowohl über PC als auch über Smartphone kommunizieren
- In Besprechungen und unterwegs vollständig erreichbar bleiben
Ein IT-Mitarbeiter bezeichnet die Cloud-Telefonie als "das i-Tüpfelchen" für das mobile Arbeiten. "Aus technischer Sicht ist es tatsächlich das mobile Arbeiten. Das i-Tüpfelchen ist die Telefonie, standortunabhängig. Dazu kommt noch die Nutzung der App, die also eine große Flexibilität für uns bedeutet."
Implementierung mit Fokus auf Mitarbeiterakzeptanz
Bei der Umstellung legte die Stadt Coesfeld besonderen Wert auf die Einbindung und Schulung der Mitarbeitenden. "Die größte Herausforderung bei der Ablösung der klassischen Telefonie in den einzelnen Fachabteilungen war, dass die Mitarbeiter sich umstellen mussten auf eine headset-basierte Telefonie", erklärt ein Projektverantwortlicher.
Um diesen Wandel erfolgreich zu gestalten, setzte man auf individuelle Schulungen, bei denen auch die eigenen Auszubildenden eine wichtige Rolle spielten: "Die Integration sah so aus, dass wir gewechselt haben von festen Tischtelefonen zu dem Soft-Client, und dann eine Kurzschulung für die Mitarbeitenden durchgeführt haben, hat unter anderem auch durch die Auszubildenden bei uns im Team stattgefunden haben, und konnten so die Mitarbeitenden auch gut mitnehmen."
Dieser intensive Schulungsansatz mit Einbindung des eigenen Nachwuchses führte dazu, dass die Mitarbeitenden nach einer kurzen Übergangsphase sicher mit der neuen Technologie umgehen konnten.
Zukunftssicherheit und strategischer Mehrwert
Die Stadt Coesfeld sieht sich als Vorreiter im Bereich der cloudbasierten Telefonie. "Wir haben sehr früh ganz klar auf diese Strategie gesetzt, um wirklich ein umfassendes mobiles Arbeiten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu gewährleisten", berichtet ein Teammitglied.
Die strategische Entscheidung für die Cloud-Lösung von ecotel bietet der Stadt mehrere langfristige Vorteile:
- Hohe Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum
- Vereinfachtes Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden
- Verbesserte Außendarstellung und Erreichbarkeit für Bürgerinnen und Bürger
- Attraktivität als moderner Arbeitgeber für Fachkräfte
Ein wichtiger Bestandteil der strategischen Entscheidung war auch ein neues Rufnummern-Konzept: “Zur strategischen Entscheidung gehört sicherlich auch das neue Rufnummern-Konzept. Wir wollen die Außendarstellung, die Erreichbarkeit für unsere Bürger dadurch auch nochmal massiv verbessern.”
Fazit: Moderne Kommunikation für eine digitale Verwaltung mit ecotel
Die Stadt Coesfeld hat mit der Implementierung der cloudbasierten Telefonie von ecotel einen wichtigen Meilenstein in ihrer Digitalisierungsstrategie erreicht. Die Lösung ermöglicht flexibles, mobiles Arbeiten und verbessert gleichzeitig die Erreichbarkeit für die Bevölkerung.
"Nach der Umstellungsphase kann man ganz klar feststellen, dass sich der Schritt auf jeden Fall gelohnt hat und wir jetzt auch eine stabile und sichere Umgebung haben, mit der wir in den nächsten Jahren sicher und zuverlässig arbeiten können", lautet das positive Fazit der Stadtverwaltung.
Mit diesem Projekt unterstreicht die Stadt Coesfeld ihre Vorreiterrolle bei der Verwaltungsdigitalisierung und setzt Maßstäbe für moderne Kommunikationslösungen im öffentlichen Sektor.
Mehr zur Cloud-Telefonanlage von ecotel und ihren Einsatzmöglichkeiten erfährst du auf unserer Website.
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